KWA NINI MIFUMO NI MUHIMU

Juma alikuwa na mtaji na akawaza kufanya biashara. Baada ya kutafuta na kupata biashara ya kufanya, akaanza kutafuta sehemu ambapo angepata bidhaa kwa bei ya chini na kuuza kwa bei ya juu kidogo, ili kupata faida. Baada ya kufanya biashara kwa muda Juma akagundua hapati faida, licha ya kupata bidhaa kwa bei ya chini na kuuza kwa bei ambayo ilipaswa kuleta faida.

Juma akahisi muuzaji wake hakuwa mkweli au anamwibia. Lakini pia akahisi kuwa inawezekana nidhamu ya matumizi yake haikuwa nzuri. Lakini Juma hakuweza kufanya maamuzi yoyote kwa kipindi hicho, kwa kuwa hakuwa na namna ya kujua kama hisia za kuibiwa zilikuwa sahihi ama la. Pia hakuweza kujua anatumia kiasi gani, na anakitumia wapi, ili ajue namna ya kudhibiti…

Akina Juma wako wengi sana. Wengi huanzisha biashara wakiwaza faida wasikumbuke kuwa biashara huendeshwa na mifumo. Kila bishara ambayo inategemea kuwepo kwa muda mrefu ni lazima iwe na mifumo imara ya uendeshaji, taratibu za kupokea, kutunza na kutumia fedha. Usimamizi wa mapato, matumizi na uwajibikaji wake. Mifumo ni muhimu katika bishara kama ilivyo mtaji, au masoko. Bila mfumo wa usimamizi, bishara itakufa tu.

Sasa turudi kwenye hadithi ya Bwana Juma.

Bwana Juma anakutana na rafiki yake wa muda mrefu, bwana John. John alikuwa na kampuni ndogo wakati anaacha kazi ofisini ambako bwana Juma alikuwa bosi wake. Baada ya mazungumzo mafupi bwana Juma anamuuliza John namna gani ameweza kukuza biashara yake. Bwana John anamueleza namna anavyoendesha biashara yake, namna anavyoweza kusimamia biashara yake hata akiwa hayupo eneo la biashara. Bwana John ameweka utaratibu mzuri wa kusimamia mapato na matumizi katika kampuni yake. Hakuna fedha inatoka bila kufuata utaratibu, na kuna utaratibu mahsusi wa kufuatilia madeni ya wateja. Bwana John ana uwezo wa kuona kinachoendelea katika bishara yake hata akiwa mbali. Anamuonyesha bwana Juma kutoka simu yake ya mkononi, Ankara ambazo anatakiwa kuzipitisha ili ziende kwa wateja. na mambo mengine kedekede.

Juma anavutiwa na namna John anavyoendesha biashara yake na anaahidi kujifunza zaidi kuhusu mifumo ya kuendesha biashara. Miaka michache baadaye, bishara ya bwana Juma ilikuwa imekua sana, zaidi ya miaka aliyoifanya kienyeji. Bwana Juma anafurahia biashara yake ambayo awali ilikuwa pasua kichwa!

MFUMO UPI NITUMIE

Kama umepitia changamoto za bwana Juma, swali unalojiuliza ni hili: nitumie mfumo gani? Kwanza kabisa kabla hujawaza mifumo ya kidijitali, hakikisha mifumo ya uongozi na uendeshaji ziko sawa. Mfano ni nani anayetengeneza ankara za wateja na ni nani anaidhinisha kabla hazijakwenda kwa wateja? Hii itasaidia kumpelekea mteja ankara ambazo ni sahihi. Lakini pia ni nani anafuatilia madeni ya wateja na kuidhinisha matumizi. Hii ni mifano michache tu lakini vitu vingi vinapaswa kuwekwa sawa kama sehemu ya mfumo wa uendeshaji.

Baada ya kuweka mifumo hii, unahitaji kuwa na mfumo mwingine wa kuhakikisha kuna uwajibikaji. Kuweka mifumo ya uendeshaji wa biashara bila mifumo ya usimamizi bado haiwezi kuisaidia bishara. Mifumo ya usimamizi ndio huleta uwajibikaji. Katika hili unahitaji mfumo utakaokupa uwezo wa kuona picha ya biashara yako: Madeni unayodai na kudaiwa, Mapato uliyo nayo, matumizi, bidhaa ulizonazo, n.k. Taarifa hizi unapaswa kuzipata kila siku bila kujali upo eneo la biashara ama la!

Zifuatazo ni sifa za mfumo ambao utahitaji kuwa nao ili kufanya usimamizi na uwajibikaji kuwa rahisi.

1. Mfumo rahisi

Urahisi wa kutumia mfumo ni jambo la muhimu sana kwa sababu kazi ya mfumo ni kukupunguzia mzigo na kukurahisishia kazi yako. Mfumo ambao kila unapoufanya unahitaji uwe na “kitabu cha rejea” haukufai. Unahitaji mfumo ambao utafundishwa na kuuelewa angalau kwa mambo ya msingi, mara moja. Na mambo mengine iwe rahisi kuyafanya mwenyewe au kwa usaidizi wa “documentation”.

2. Upatikane mahali popote

Dunia ya sasa ni ya mtandao. Mfumo utakaokufaa ni ule ambao utafanya kazi yako ukiwa popote. Kama unataka kumtumia mteja Ankara baada ya masaa ya kazi, na ukiwa njiani, isikulazimu urudi ofisini kwa sababu tu umeisahau “Laptop” yako kule. Uwe na uwezo wa kufanya kazi kwenye Wavuti, Simu au hata “Internet Cafe” ikibidi. Kwa maana hiyo lazima mfumo uwe kwenye “Cloud” na upatikane kwenye Simu kwa maana ya “Mobile app”.

3. Ripoti zinazokupa picha ya Biashara

Mfumo unapaswa kukupa ripoti muhimu kwa ajili ya usimamizi wa biashara yako. Kama ni kampuni unapaswa kupata ripoti za kihasibu ambazo zitakupa picha ya faida, hasara, madeni, mali na mengineyo. Lakini pia kama ni Duka ungependa kujua kwanza faida, bidhaa zilizobakia na thamani yake, muda wake wa kuharibika.

Lakini kuna ripoti nyingine za kukusaidia kufanya maamuzi, mfano ripoti ya bidhaa gani inauza sana na ipi inatoka taratibu itakusaidia kujua kama uongeze bidhaa gani na upunguze ipi dukani kwako. Au unaweza kuwa unatumia fedha nyingi sana kwa kununua bidhaa zako kwa “Agent A”, ikakulazimu kutafuta sehemu ambayo ni nafuu ili kupunguza matumizi.

4. Mfumo ambao ni Salama

Usalama wa mfumo ni muhimu sana kwa sababu kupoteza taarifa hizo ni jambo ghali sana. Kwa hiyo unapoamua kutumia mfumo ni vizuri ukajua angalau mambo machache kuhusu watengenezaji wa mfumo husika na kama unaweza kuwaamini. Lakini pia hii ni sababu kwa nini haupaswi kutumia mfumo ambao taarifa zote zinakaa kwenye Kompyuta moja, maana inaweza kuibia, kuvamiwa na virusi, kupata ajali kama moto na kadhalika.

Kwa hiyo usalama wa mfumo ni jambo muhimu sana.

5. Urahisi wa Kupata Msaada

Wengi hudharau kipengele hiki mpaka pale mfumo wanaoutumia unapopata shida. Wanashangaa masaa au pengine hata siku zinapita wakiwa hawajapata msaada. Unapowaza kutumia mfumo hakikisha wana namna nzuri ya kufikisha matatizo ambayo unaweza kufuatilia na kupata mrejesho mapema.

6. Ujaribu Mfumo Husika

Mwisho hakikisha unaujaribu mfumo husika. Kuujaribu mfumo itakupa ujasiri wa kuwekeza pesa zako ukijua kuwa umewekeza mahali sahihi. Tumia masaa machache kuupitia, na kuujaribu kwa kuingiza taarifa kabisa na kuona matokeo. Ingia kwenye simu na ujaribu mwenyewe. Ukiisha kuujaribu kama utakutana na tatizo jaribu kulifikisha kwa njia iliyoainishwa na mtengenezaji, kisha pima muda utakaopita kabla ya tatizo lako kupokelewa na kufanyiwa kazi. Itakupa picha kubwa juu ya mfumo na watengenezaji.

Haya ni mambo machache na muhimu sana katika kuhakikisha unapata mfumo mzuri wenye kukufaa kwa bishara yako. Kama ungependa zaidi kujua juu ya mifumo, au ungependa kuujaribu mfumo wetu wa Kihasibu na Mauzo, basi wasiliana nazi kwa:

Kupiga: 0673651520 or 0767893474
WhatsApp: 0767893474
Instagram: adiuta_biz
Tembelea: http://adiuta.com/dev