“Usimamizi wa biashara”, ni neno ambalo tumezoea bila kujua maana halisi ya neno hili muhimu. Kwa sababu ya limetumika sana, na kirahisi rahisi, neno hili limepoteza maana yake halisi katika ulimwengu wa biashara. Katika mfululizo huu, nitakuwa nikikushirikisha usimamizi wa biashara ni nini, na kwa nini ni muhimu kila mfanyabiashara anapaswa kujua kusimamia biashara yake. Haijalishi kama unamiliki biashara ndogo kama genge dogo la nyanya, au ile kampuni kubwa ya ndoto yako; kanuni za usimamizi hazibadiliki. Tofauti ni namna zinavyotumika kulingana na aina na ukubwa wa biashara.

Swali la msingi, ili kurudisha uzito wa neno usimamizi kwenye ulimwengu wa biashara, ni kujiuliza: ni nini maana ya usimamizi wa biashara?

“Usimamizi wa biashara ni uratibu wa matukio yote yanayoendelea katika biashara kwa minajili ya kukuwezesha kuweka mwelekeo, kupanga mipango, kuweka utaratibu, na kudhibiti kila kinachoendelea katika biashara”

Kama unavyoona, usimamizi wa biashara sio lelemama kama tulivyozoea, na linahitaji ujipange ili uweze kusimamia biashara zako.

Baada ya kupata tafsiri ya neno hili, kama linavyotumika katika biashara, sasa tuziangalie hatua za msingi ambazo zinahitajika kufanywa ili kusimamia biashara.

1. KUWEKA MWELEKEO

Kila biashara inapaswa kuwa na mwelekeo maalum inakoenda. Bila kuwa na mwelekeo biashara inaweza jikuta leo mnauza nyanya, kesho mnauza Laptop, keshokutwa ni ofisi ya mawakili: yaani kila kitu kinaenda tu kadri ya mnavyojisikia siku au mwezi huo. Mwelekeo, au maono kama wengine wanavyoita, ndio dira inayoonesha mnapaswa kuelekea wapi.

Kwa hiyo ni lazima utengeneze mwelekeo wa biashara, kwa maandishi, na kila mmoja kwa sehemu yake katika biashara lazima ajue mahali ambapo bishara inapaswa kuelekea. Kwa kufanya hivyo mtaepuka kuuza kila kitu, kwa kila mtu na kila bei. Bali mtakuwa mmejitofautisha kwa kadri ya mwelekeo wenu.

Wengi hudhani kuwa ni biashara kubwa tu ndio zinapaswa kuwa na mwelekeo. Hii sio sawa. Hata kama una duka dogo unapaswa kuwa na mwelekeo. Je unatarajia hilo duka liweje miaka mitano ijayo? Je litabakia kuwa duka la reja reja au unapanga uwe msambazaji wa jumla? Hilo genge la nyanya litabakia kama lilivyo miaka kumi ijayo au unataka iwe kampuni ya kusambaza nyanya nchi nzima?

Ukiisha kujua mwelekeo wa kampuni, hatua ya pili ni kuhakikisha unaweka hatua za namna ya kuchukua mwelekeo huo na kufikia kwenye maono uliyo nayo. Hakikisha unaainisha malengo makubwa yatakayopaswa kufikiwa ili kuweza kufikia kwenye maono. Kwa mfano ili genge la nyanya kwa miaka kumi liwe kampuni ya kusambaza nyanya nchi nzima, ni lazima miaka mitano ya mwanzo kuwe na magenge ya kisasa angalau yanayohudumia kata nzima, kwa kuwafikishia nyumbani kwao. Kisha miaka miwili inayofuata ni ya kujenga mtandao kwa mkoa mzima na kisha mitatu inayofuata kuanza kusambaa nchi nzima.

Baada ya kuainisha malengo makubwa ya kuyafikia, ni wakati wa kupiga hatua ya pili, kuweka mipango thabiti ya kufikia malengo haya makubwa.

2. KUPANGA MIPANGO

Malengo bila mipango ni sawa na mtu aliyeota ni tajiri sana usiku kucha na asubuhi asiwe hata na kitu cha kula. Malengo yoyote ili yawe hai yanahitaji mipango madhubuti, yenye hatua na inayotekelezeka. Wengi hutengeneza mipango au isiyoeleweka, isiyo na hatua au ambayo sio halisia na hivyo haitekelezeki, na huishia kushindwa kufikia malengo na kukata tamaa.

Katika kuweka malengo kuna mambo matatu muhimu sana. Moja hakikisha mipango yote ni kwa ajili ya kutekeleza sehemu fulani ya malengo makubwa uliyojipangia. Kila mipango utakayoifikiria, bila kujali ni mizuri kiasi gani, kama haitekelezi au kusogeza lengo kuu, haikufai. Hapa inahitajika nidhamu ya hali ya juu kwa sababu utahitaji kuikataa mipango mingi mizuri na ya kuvutia. Lakini ukiamua inawezekana!

Pili mipango inapaswa kuwa na hatua za utekelezaji badala ya kuwa na mpango mkubwa ambao ni vigumu kutekeleza. Turejee mfano wetu wa biashara ya genge la nyanya. Mpango ni miaka mitano ya kwanza kusambaza kwenye kata. Kutekeleza lengo hili tutahitaji watu wa kusambaza, na sehemu ya kuchukua nyanya za kutosha. Kwa hiyo hapo tuna mipango mitatu (i)Kununua nyanya shambani (ii)Kusafirisha mpaka ghalani kwetu (iii) Kusambaza kwa wateja wa kata nzima. Hii mipango inapaswa kuvunjwa vunja kwenye hatua. Kwa sababu sio sehemu ya andiko hili kwenda kwa undani kwenye hili nitatoa mfano mmoja tu wa kununua nyanya shambani. Hatua zitakuwa kama ifuatavyo:

i. Kutafuta na kuingia makubaliano na wakulima ya namna ya kufanya kazi pamoja
ii. Kutengeneza mfumo thabiti wa malipo kwa wakulima
iii. Kutengeneza namna nzuri ya kukusanya, kuchambua na kutunza nyanya tayari kwa kusafirishwa
iv. Namna ya kufidia tatizo linapotokea kama nyanya mbovu imechukuliwa

Kama hatua ni kubwa sana unaweza ivunja kwenye viji-hatua vidogo. Hakikisha mipango yako inakuwa imeandikwa kiufupi sana ila kwa namna inayoeleweka. Epuka kuandika hadithi badala ya mipango, hata wewe hutakuwa na munkari wa kuisoma wala kuifuatilia.

Baada ya kuwa na mpinagilio madhubuti iliyoainisha hatua za utekelezaji, kinachofuata ni kuweka mifumo ya utekelezaji ambayo kwayo mipango hiyo itatekelezwa kwa namna endelevu.

3. KUWEKA TARATIBU ZA USIMAMIZI

Biashara nyingi huanzia hapa kwenye usimamizi wa biashara. Kwa kuruka vipengele vya mwanzo huwa wanatoa utaratibu ambao kimsingi hauangalii mpango mkakati wa biashara bali mawazo binafsi ya mwenye biashara. Mfano, kama mwenye biashara aliwahi kuibiwa biashara yake iliyopita, atahakikisha anaweka vipengele vya kila aina katika taratibu za ufanyaji kazi vitakavyombana mfanyakazi wake. Lakini hii haisaidii sana katika malengo ya biashara, ambayo kimsingi kwa mfano huu hayapo.

Ukiwa na mpango mkakati, ukauweka kwenye malengo na kisha kuweka mipango na hatua itakuwa rahisi kwako kuweka utaratibu wa kazi ambao utawawezesha wafanyakazi wako kujua wanapaswa kufanya nini kufikia lengo lipi na kwa vipimo gani. Kwa mara nyingine nitarejea mfano wa genge la nyanya.

Ili kutengeneza taratibu za manunuzi ya nyanya, mfanyabiashara atafanya utafiti kujua wakulima bora wa nyanya walio maeneo ya karibu na kata anayotaka kuuza, kujua bei wanazouza na ubora wa nyanya zao. Pia atatafuta kujua changamoto za biashara ile, ili katika makubaliano yao awe na suluhu. Anaweza hata kuanza kununua kidogo kidogo kwa lengo la kujifunza baadhi ya mambo yalivyo. Baada ya kujua haya anaweza kuandaa makubaliano ya kisheria na wakulima.

Lakini pia atahitaji kuwalipa wakulima kwa namna ya makubaliano. Kwa mfano, kama makubaliano ni kuwalipa ndani ya masaa 24 baada ya kukusanya mzigo wa nyanya, mfanyabiashara huyu anaweza kuweka utaratibu wa kuwalipa kwa mitandao ya simu badala ya benki, ili kuepuka kuwakwaza wakulima hawa ambao ni wadau muhimu katika biashara. Mfanyabiashara anaweza kuwa na mfumo wa kielektroniki ambao anaweza kuutumia toka kwenye simu yake, akielekeza mhasibu wake au bwana/bibi fedha azilipe kwa wahusika baada ya kuwa amemaliza kukusanya, na kuchambua.

kila mpango lazima uwekewe utaratibu endelevu na unaojirudia ili kuweza kuendesha biashara bila misuguano. Mifumo ya uendeshaji ikiisha kukaa sawa, kinachofuata ni udhibiti wa biashara.

4. UDHIBITI WA BIASHARA

Bishara yenye mifumo ya uendeshaji ni kama basi. Lina uwezo wa kukimbia na mara nyingine kwa kasi sana. Lakini biashara yenye mifumo ya uendeshaji bila udhibiti ni sawa na basi lenye abiria lakini halina dereva. Ni suala la muda tu kabla halijapata ajali mbaya. Biashara inahitaji udhibiti wa kila kitu kinachoendelea, kama unataka ifikie malengo ya mpango mkakati.

Ili kuweza kudhibiti biashara unapaswa kujua kila kinachoendelea, hasa upande wa fedha. Unapaswa kujua mapato yote, kule yanakotokea na matumizi yake, kule fedha zinatumika. Udhibiti wa bishara, kimsingi, ni maamuzi ya nini cha kufanya kesho ukiwa leo. Kwa hapa pia nitaurudia mfano wetu wa nyanya.

Baada ya kufanya biashara kwa miezi sita, mfanyabiashara anagundua ametengeneza faida ya laki moja tu. Kulinganisha na mwelekeo, malengo na mipango, haya ni matokeo hasi na ambayo hayakutarajiwa. Mfanyabiashara anapaswa kufanya udhibiti wa biashara kama ambavyo dereva wa basi hufanya pale linapoanza kuacha barabara. Ili kufanya maamuzi atahitaji kujua taarifa zote za mapato, na matumizi. Katika taarifa hizi ndipo anaweza kujua fedha zinapatikana sana wapi na zinatumika sana wapi.

Kwa mfano, mfanyabiashara anagundua kuwa fedha nyingi zinatumika kwenye magari, hii ikiwa ni matengenezo, kulipa madereva, na kugharamia faini za barabarani. Anagundua kuwa asilimia themanini na tano ya matumizi yanatumika huko. Anaamua kuuza magari yote na kutafuta kampuni ya usafirishaji kuifanya hiyo kazi. Miezi mitatu baadaye anagundua faida imeongezeka mara nyingi zaidi na kwa kipindi hicho kifupi amepata faida ya milioni kumi.

Biashara ni mapabano ya udhibiti wa matumizi na kuongeza mapato. Ndio vita ya kila siku ya mfanyabiashara. Ili kuweza kufanya maamuzi yenye tija, mfanyabiashara analazimika kuwa na taarifa za kila hatua kwenye utekelezaji wa taratibu za biashara yake. Ukiwa na taarifa za kutosha kuanzia kwenye mapato mpaka kwenye matumizi, itakusaidia sana kujua maamuzi ya kuchukua katika vipindi vya utekelezaji ulivyojiwekea.

HITIMISHO

Katika sehemu hii ya kwanza tumeona maana halisi ya kusimamia biashara na hatua za kuchukua ili kuweza kusimamia biashara yako vizuri. Katika sehemu zinazofuata tutaangalia changamoto ambazo biashara mbali mbali hupata katika usimamizi, haswa hatua ya udhibiti na namna ambavyo zinaweza kutumia teknolojia kudhibiti mwelekeo wa biashara zao.

Kama ungelipenda kupata mfumo wa udhibiti wa biashara, tunakushauri utumie Adiuta Business Assistant, mfumo wa kisasa wa Uhasibu na Mauzo ambao umelenga kuwasaidia wafanyabiashara kudhibiti biashara zao. Mfumo unapatikana kama wavuti na pia kwenye simu ya mkononi. Kwa maelezo zaidi wasiliana nasi kwa

Simu: 0673651520 or 0767893474
WhatsApp: 0767893474
Instagram: adiuta_biz

Ahsante kwa kusoma, tuonane toleo lijalo!